Arkiv: Inspirasjon Innlegg

Det å arrangere messe er et spennende og tidkrevende prosjekt, og med riktig kunnskap kan resultatet bli bedre enn forventet. Her forklarer vi hva det å arrangere messe innebærer samt deler vår nyttige huskeliste til ditt arrangement!

 

Hva innebærer det å arrangere en messe? 

Å arrangere en messe er både en givende og omfattende prosess der det er mange ting å holde i. Hvor du skal ha messen, hvilken standutforming, tema og budsjett er bare noen få elementer du bør ha klart for deg. 

Det kommer kanskje også an på om du har gjort det før eller ikke – i så fall, hva har du lært fra forrige gang? Enten du har erfaring med å arrangere messer fra tidligere eller det er første gang, er vi som erfarne messearrangører her for å veilede deg gjennom det. Med grundig planlegging og organisering, er det stor sannsynlighet for at messen blir vellykket!

Les også: 8 tips for wow-faktor på din messestand!

 

Huskelisten du trenger til ditt messearrangement

For at messen du arrangerer skal bli så bra som mulig, er det lurt å ha en sjekkliste du kan jobbe deg gjennom. På denne måten er det mindre sannsynlig at du glemmer noe viktig! 

 

• Målsetting og tema
  Første punkt er en del av planleggingsfasen, der du identifiserer formålet med messen. Hva ønsker du å oppnå med arrangementet? I tillegg bør du velge et tema som passer målgruppen og bransjen din.

 

• Lokasjon og dato
  Finn en egnet messearena og bestem datoen for arrangementet. Lokasjonen bør ha tilstrekkelig plass til både utstillere og besøkende. Det er en bonus om du får lokasjon på et sentralt område, eventuelt nærliggende kollektivtransport som forenkler fremkomstmuligheter.

 

• Budsjettering
  Lag et detaljert budsjett som dekker kostnadene for leie av lokaler, markedsføring, standutforming, personale, utstyr og sikkerhet.

 

• Utstillere og deltakere
  Det er tid for invitasjonene! Send ut invitasjon til relevante bedrifter, leverandører og organisasjoner til å delta som utstillere. Ha avtaler og kontrakter på plass, og del all nødvendig informasjon.Skal du ha egne ansatte på messen? Les mer om hva du bør tenke på i valg av representanter og hvordan de bør opptre på standen!

 

• Markedsføring og promotering
  Så fort du har fått på plass utstillerne og kontraktene er i boks, kan du sette i gang med markedsføringsstrategien. Bruk ulike kanaler som sosiale medier, e-postmarkedsføring, annonsering og pressemeldinger for å tiltrekke besøkende. Med en god messeprofilering er hvert fall førsteinntrykket i boks!

 

• Standutforming og -design
  Utform området der utstillerne skal presentere produktene eller tjenestene sine. Dette kan innebære å tilby standplasser, skilt, bannere og annet utstillingsmateriell. Sørg for et gjennomført standdesign for å gi besøkende et godt og innbydende inntrykk.

 

• Messeutstyr og teknologi
  Ha klart for deg hva slags utstyr du trenger til messen din, som belysning, møbler, vegger eller gulv. Ha nødvendig teknologi på plass, som lydanlegg, projektorer, internettforbindelse og annet utstyr som utstillere og besøkende kan dra nytte av.

  Vi tilbyr et bredt utvalg av messeutstyr i vårt sortiment.Ser du for deg noe mer unikt? Vi kan bygge hele standen din – enten det gjelder helt egne standmøbler eller noe annet. Compass Fairs bruker slitesterke materialer som gjør at utstyret både tåler mye og ser bra ut samtidig!

 

• Logistikk
  Kontroller at alle logiske detaljer som strøm, registreringssystemer, belysning, parkering, sikkerhetstjenester osv er i orden. Når selve messen er i gang, er det lite som er så surt som hvis noe så grunnleggende ryker!

 

• Program og aktiviteter
  Planlegg eventuelle seminarer, workshops, foredrag eller annen underholdning for å gi merverdi til besøkende. Du kommer selv til å vinne på det å sørge for at deres opplevelse på messen er positiv og informativ.

 

• Oppfølging
  Nå er messen overstått, og da er det viktig å følge opp utstillere og besøkende for å evaluere hvordan arrangementet har gått. Samle alle tilbakemeldinger – de er svært verdifulle til fremtidige forbedringer!

 

Masse lykke til!

Hørtes det å arrangere messe mer konkret og overkommelig ut nå? Det er det absolutt – men vi anbefaler likevel å kontakte messearrangører som jobber med dette daglig. Compass Fairs er en totalleverandør på slike arrangementer, og våre eksperter bistår gjerne med den hjelpen du trenger!

Som en bedrift er det flere fordeler ved å delta på messe. Alt fra å promotere produkter og skape nye forbindelser, til å motivere dine ansatte.

Her kommer vi med eksempler på ulike typer bransjemesser, og hva slags fordeler det er å delta på disse!

Bransjemesser for bedrifter

Bransjemesser er en fin mulighet for bedrifter til å fronte sine produkter og tjenester, konvertere flere kunder og komme i kontakt med potensielle samarbeidspartnere. Alt ettersom hvilken bransje du opererer i – om du tenker deg på VVS-messer, elektromesser eller noe helt annet – er det flere ulike typer bransjemesser å velge mellom:

Industrielle messer:

Fokuserer spesifikt på bransjer som teknologi, produksjon og ingeniørvirksomhet. Disse messene kan omfatte alt fra ny maskinvare til banebrytende teknologi. 

Forbrukermesser:

Disse messene retter seg mot sluttforbrukeren, og er nyttige for bedrifter som ønsker å nå ut til kundemassen direkte og demonstrere produktene sine. 

Fagmesser:

Dette er messer som retter seg mot spesifikke yrkesgrupper eller fagfolk, som for eksempel innen medisin, arkitektur eller juss. De fokuserer på faglig utvikling og presentasjon av nyeste trender og kunnskap innenfor et felt.

Internasjonale messer:

Messer som markedsføres internasjonalt tiltrekker seg deltakere og besøkende fra ulike land. Her får bedrifter muligheten til å nå ut til et globalt marked samt bygge internasjonale forbindelser. 

 

5 fordeler ved å delta på messe

• Nettverksbygging

Messer og konferanser gir ansatte muligheten til å utvide sitt faglige nettverk. Å møte mennesker fra samme bransje eller felt kan føre til verdifulle forbindelser, partnerskap og muligheter for samarbeid.

• Eksponering og synlighet på messe

Messer er en plattform for bedrifter der du kan vise frem produktene eller tjenestene dine til et stort publikum. Ved å synliggjøre deg på messer, vil potensielle kunder få teste ut demoer eller andre produkter du velger å stille frem. I tillegg gir det deg muligheten til å skape en dialog, der du kan få direkte tilbakemelding fra besøkende. Dette fører ofte til økt synlighet der flere blir kjent med din merkevare.

• Markedsinnsikt

Å delta på messer gir innsikt blant konkurrentene og trender i bransjen. Det er en sjanse til å lære av konkurrenter, se på nye metoder og fremgangsmåter, i tillegg til å få en større forståelse for hva kundene er interessert i.

• Faglig utvikling

Slike arrangementer gir ansatte tilgang til fersk kunnskap, trender og beste praksis innen sitt fagområde. Forelesninger, workshops og diskusjoner gir en unik mulighet til å holde seg oppdatert på den nyeste utviklingen i bransjen.

• Motivasjon blant ansatte

Ikke nok med det; Å delta på messer og konferanser kan være inspirerende for ansatte. Å høre taler fra bransjeledere, lytte til suksesshistorier og lære om nyskapende løsninger, kan motivere ansatte til å implementere nye ideer og tilnærminger i sitt eget arbeid.

 

Les også: 5 viktige punkter for dine ansatte på messestand

Om du som aktør tenker å arrangere messe, kongress, konferanser eller lignende, kan Compass Fairs hjelpe deg som en totalleverandør av slike arrangementer.

Les mer om hva vi kan tilby av assistanse for at ditt arrangement skal bli en suksess!

De ansatte på messestand er en avgjørende faktor for suksess. Hvis ikke de er engasjerte og inviterende, hvordan ellers skal bedriften generere nye leads? I denne artikkelen gir vi deg tips om alt fra antall ansatte og hvilke ansatte som bør stille på stand, til opplæring og hvordan du holder motivasjonen deres oppe!

1: Hvor mange ansatte trenger du på messestanden?

Som du kanskje har lagt merke til, er det noe variert fra messestand til messestand når det kommer til antall ansatte. Det kan være flere grunner til dette, men den lureste måten er å tenke strategisk ut i fra hvilken stand du skal ha. 

Du bør ta stilling til hva som er målet med standen og hvilke roller du trenger å fylle. For eksempel om det er ulike aktiviteter på standen som gjør at det kreves flere ressurser. Ha konkrete roller klart, slik at du ikke stiller med en stand av overflødige ressurser. Det koster både unødvendige penger og det gir heller ikke så godt inntrykk til forbipasserende om noen ansatte står og kjeder seg.

En annen ting er å basere antall ansatte på hvor mange leads en ansatt rekrutterer. For eksempel om en ansatt klarer gjennomsnittlig 4 leads i timen, blir det fort 20 på fem timer. Ved å kjenne dine ansatte og hvor i landskapet de befinner seg med å generere leads, vil du på denne måten få et røft estimat på hvor mange leads dere vil rekruttere på messestanden.

 

2: Hvem av de ansatte bør stille på standen?

Etter at du har funnet ut hvor mange ansatte du trenger på standen, handler neste spørsmål om hvem av dem som skal stille. Her er både entusiasme og peiling på fagfeltet to avgjørende faktorer. Ikke alle ansatte er egnet til å stille på stand. Du kommer ikke langt om du velger en ansatt som er senior på fagfeltet, men som ikke har særlig lyst til å stille. 

Det samme gjelder i motsatt tilfelle: Ikke velg den som har kjempelyst og som samtidig mangler kompetansen som trengs. Velg derfor representantene med omhu, der du er bevisst på hvem som er i fronten av fagfeltet og medbringer høy entusiasme. Det er synlig når noen brenner for det de driver med – og det er smittsomt! 

Har du arrangert messestand tidligere? Det er ikke noe vits i å endre på noe som fungerer godt. Dersom ansatte som stilte forrige gang gjorde en god jobb og hadde det gøy på stand, bør de absolutt være fremst i køen når du skal velge ut representanter denne runden.

 

3: Prioriter god opplæring

Sørg for gode forberedelser før du sender dine ansatte på messe. De trenger innføringer i alt fra hva messen skal handle om og aktiviteter som skal foregå der, til en oppfriskning i det faglige og teknikker for å generere leads. Opplæringen vil variere basert på utgangspunktet til representantene. Noen trenger mer grundige innføringer enn andre, eksempelvis om de ikke har deltatt på messestand tidligere. Det viktigste er å gi dem et helhetsinntrykk av hvordan bedriften skal presenteres og hva dere tilbyr. Avklar forventninger og mål for arrangementet i forkant – dette gir også en god indikator på motivasjon.

 

4: Hvordan skal de ansatte opptre på messestanden?

For at du skal være sikker på at besøkende som treffer dine ansatte på stand blir imøtekommet slik du ønsker, er det lurt å ta en gjennomgang på dette før messen. Etabler en felles forståelse for hvilket inntrykk du vil at potensielle kunder skal få av din bedrift.

Er formålet at besøkende skal lære noe, kan det være gunstig å drille representantene på de ulike aktivitetene tilknyttet temaet, og at de har informasjonen de trenger for at de skal kunne forklare et konsept o.l. Hvis messestanden er en mer generell promotering, hvor formålet er å vise frem bedriften og hva den tilbyr, er det lurt å sikre at alle ansatte har den produktkunnskapen de trenger for å videreformidle dette. 

De ansatte som representerer bedriftens messestand skal gjenspeile hvem dere er og budskapet dere ønsker å formidle. På stand er dine ansatte rett og slett bedriftens ansikt utad. Derfor er det svært viktig å holde dem motiverte ved å gjøre planleggingen interessant og engasjerende!

Om det er en konferanse som skal arrangeres kan det også være nyttig å lese denne artikkelen med 10 nyttige tips til hvordan arrangere en konferanse.

5: Etabler gode rutiner

Dokumenter erfaringer og sett av tid til å evaluere i etterkant. Ting å gå gjennom kan være:

• Oppnådde vi det vi ønsket? 
• Var det riktig arena for oss, eller er det bedre å prøve noe annet neste år? 
• Hva gjorde vi bra, og hva kan vi gjøre bedre til neste gang?

Det er viktig å forberede de ansatte på å rapportere antall leads etter messen, slik at de vet hva som forventes av dem. I tillegg skal disse leadsene følges opp – det er lurt å ta dette ganske kjapt etter messen når det enda er ferskt i minnet til besøkende. Fordel ansvaret for hvem som følger opp hva, og sett tidsfrister på dette.

Lykke til, og god messe!

 

Se flere tips og råd om messestand 

Kanskje du også lurer på hva annet som bør fikses i forkant av en messestand?  Da kan du lese mer om dette her, hvor vi gir deg våre 8 beste tips!

Compass Fairs leier ut alt av utstyr du måtte trenge til din messestand, og for å gjøre det hele enklere for deg har vi laget en ryddig oversikt på våre små og store pakker.

Ta gjerne kontakt med oss her hvis du har spørsmål!

Lurer du på hva som skal til for å få til et oppsiktsvekkende og flott messestand-design? Det å stille på messe med egen stand handler om å synliggjøre seg – både der og da og i ettertid. Vi tar deg gjennom våre designprinsipper til hvordan du kan løfte inntrykket og designe en stand som alle snakker om!

1: Førsteinntrykk av standen

Førsteinntrykket er det viktigste punktet for å vekke interesse og tiltrekke besøkende til din stand. Merkevaren skal poppe, og det skal ikke være vanskelig å skjønne hvem dere er og hva dere prøver å fortelle. Ting som er med på å prege et førsteinntrykk kan være alt fra utseende og design på selve standen, belysning og musikk, til stemning og atmosfære. God messeprofilering setter prikken over i-en.

De ansatte på standen er også en viktig del av dette. Det er en stor fordel om de er engasjerte og imøtekommende. Få flere gode tips for de ansatte som skal jobbe på standen her.

Du har kanskje sett mange forskjellige stands fra publikums ståsted når du selv har deltatt på messer. Noen messestand design er så imponerende at du ikke klarer å la være å ta en nærmere titt. Andre kan være både kjedelige og overveldende. Et ryddig og profesjonelt messestand-design er essensielt, med riktig plassering av de ulike elementene. Det skal være nok luft, og det bør verken skje for mye eller for lite. Skap et blikkfang og sørg for en inviterende stemning!

Vil du vite mer om hva vi kan bistå med på messen –  les her og ta kontakt med oss!

2: Relevant tema

Å ta utgangspunkt i et tema på messestanden viser ikke bare at du har et gjennomtenkt konsept – det løfter merkevaren din og kan bidra til at du skiller deg ut. I tillegg er et tema med på å skape et minneverdig besøk for de som kommer innom. Temaet du velger bør være relevant for bedriften og de produktene eller tjenestene du presenterer. Det skal appellere til og skape nysgjerrighet hos målgruppen din.

Et tips er å gjøre litt research på ulike temaer som kan knyttes til merkevaren din og bransjen du opererer i. Tenk også på hva som er tidsaktuelt og populært nå, og hva som kan skape interesse for menneskene du snakker til.

 

3: Elementer i standen

Hvilke elementer du har og hvordan disse er plassert i forhold til hverandre, spiller en viktig rolle for hvordan besøkende oppfatter standen. Møbler er med på å skape et helhetlig uttrykk. Samtidig gir du besøkende anledning til å slappe av i komfortable stoler mellom slagene. Dette skaper også muligheten til å slå av en prat!

Alt av utstyr og møbler kan du leie hos oss, der vi sørger for at det er i god stand før levering. Vi som leverandør og messepartner bistår med hjelp, slik at alt henger sammen designmessig og er tilpasset ditt konsept.

 

4: Engasjerende læring

Oppfordre besøkende til å delta på morsomme aktiviteter! Ved å legge til rette for ulike aktiviteter på stand, lar du besøkende bli bedre kjent med produktet eller tjenesten din. På denne måten kan de ha det gøy samtidig som de lærer noe nyttig om din bedrift! Aktiviteter på messestands kan være konkurranser, quiz, produktdemoer osv. Dette er en effektiv måte å engasjere publikum på, som ikke bare skaper god underholdning der og da, men som også øker sannsynligheten for at opplevelsen blir hengende igjen i minnet til dine potensielle kunder.

 

5: Riktig belysning

Noe av det som setter prikken over i-en og som samtidig er helt avgjørende for en vellykket stand, er belysning. Bare tenk på det; du finner ikke noe kjedeligere enn en mørk messestand? Likevel er det vel så viktig å passe på balansegangen her, da for mye lys kan føre til kaos og en uoversiktlig presentasjon. På en ideell messestand er produktene ofte i hovedfokus, for det er gjerne de du vil at besøkende skal legge merke til. En enkel huskeregel er å bruke lys til å fremheve de elementene som du virkelig vil rette oppmerksomheten mot. Tar du strategiske valg her, vil riktig belysning skape en dynamisk atmosfære på standen!

 

6: Forankre budskapet i designet

I likhet med andre kommersielle utstillinger og markedsrettede tiltak, er det å lande på et budskap kjernen i enhver messestand. Bestem deg for hvilket budskap du vil kommunisere til mottaker. Still deg selv følgende spørsmål: Hva kommer dere til å vise frem og fortelle om? Hvordan kan dette uttrykkes i designet gjennom valg av materiale, farger og layout? Til syvende og sist vil du at forbipasserende umiddelbart skal forstå hva du prøver å fortelle. Sørg for at budskapet er såpass tydelig og visuelt at de får en aha-opplevelse idet de ser sammenhengen i ditt konsept.

 

Compass Fairs bistår under hele prosessen

Vi har over 25 års erfaring med leveranse av arrangementer i hele Skandinavia, og er stolte av det vi har fått til sammen med våre kunder. Som totalleverandør slipper du å forholde deg til flere aktører om ett og samme arrangement. Fra det første spirende konseptet til det endelige resultatet – la oss utføre et messestand-design som ikke bare imponerer, men som også forankrer din merkevare i bevisstheten til potensielle kunder!

Vil du vite mer? Ta kontakt med oss i dag.

For flere tips til messestand – les her!

Enten du er en ny aktør i bransjen eller en erfaren messeveteran, har du uten tvil stilt deg selv spørsmålet: “Hvordan kan jeg skille meg ut på en messe?”. I dette innlegget vil vi gi deg våre 8 beste messetips. Ta din  messestand fra “en helt vanlig stand” til en minneverdig opplevelse som får folk til å snu seg, måpe og engasjere seg.

 

Uansett om du ønsker å fange oppmerksomheten til potensielle kunder, bygge relasjoner eller rett og slett bli samtaleemnet på messen, så har vi tipsene for deg. Vi (Compass Fairs) har hjulpet mange store aktører å lage stand-design til messer. Vi har sett hva som fungerer, og hva som ikke fungerer. Derfor har vi i dette innlegget samlet opp våre aller beste messetips til deg, slik at du kan lykkes!

Ønsker du at vi skal hjelpe deg med messestand? Ta kontakt her!

Er du klar til å lære hvordan du skaper den ettertraktede wow-faktoren? Da er det bare å lese videre.

8 tips for en messestand som skiller seg ut:

Gjør et minneverdig førsteinntrykk

Når deltakerne rusler rundt på messen, har du bare noen få sekunder på å fange oppmerksomheten deres. Sørg for at standen din er visuelt tiltalende og skiller seg ut med farger, grafikk og belysning som representerer merkevaren din. Et iøynefallende banner eller en kreativ installasjon kan gjøre underverker for å skape nysgjerrighet.

Interaktive elementer

Gjør standen din til et interaktivt og engasjerende sted. La besøkende delta i konkurranser, quizzer eller prøve produktdemonstrasjoner. Folk elsker å være aktive og ha det gøy. Samtidig lærer de om produktene eller tjenestene dine.

Unikt stand-design

Når det kommer til å skape en minneverdig messestand som virkelig stikker seg ut, er design nøkkelen. Tanken bak et unikt utstillingsdesign er å ikke bare være en del av mengden, men å dominere den. Det betyr å ikke bare bruke selskapets logo og farger, men å la designet formidle historien om din bedrift.

Når du investerer tid og ressurser i et standdesign som skiller seg ut fra mengden, sender du et sterkt budskap til potensielle kunder: “Vi er annerledes, vi er innovative, og vi har noe spesielt å tilby.

Compass Fairs kan hjelpe deg med å finne den perfekte balansen mellom estetikk og funksjonalitet, slik at standen din både blir visuelt attraktivt og en praktisk arena for interaksjon. Les mer om vår tjeneste standdesign her.

Alle elsker gratis ting!

La oss være ærlige – alle liker gratis ting! Og når det kommer til messer, er gratis gaver en genial måte å få oppmerksomheten til forbipasserende og samtidig bygge gode kunderelasjoner. Vi snakker ikke om de vanlige, overfladiske reklameartiklene som lett blir glemt. Nei, her snakker vi om personlige, meningsfulle gjenstander som faktisk vil bli verdsatt og husket.

Tanken bak å gi bort gratis gaver er ikke bare å fylle folks vesker med ting, men å gi dem noe av verdi som de vil ønske å ha med seg hjem. Kule nøkkelringer, unike notatbøker eller til og med stilige, økologiske poser kan være gaver som holder merket ditt friskt i tankene deres lenge etter at messen er over.

Skap en inviterende atmosfære

Tenk på messen som din personlige “meet-and-greet” arena, hvor hver besøkende er en potensiell mulighet til å skape et varig forhold. For å gjøre dette på en måte som virkelig treffer, må du først og fremst sørge for at din messestand er en åpen og innbydende oase, ikke en skummel borg.

Førsteinntrykket er alt. Når folk nærmer seg din stand, bør de umiddelbart føle seg velkomne. Dette betyr å unngå høye vegger eller bokser som kan skape en barriere mellom deg og besøkende. La istedenfor standen din være visuelt tilgjengelig og inviterende. Dette sender en subtil beskjed om at du er åpen for samtaler, spørsmål og samhandling.

Og husk: Smilet er din beste “ice-breaker”. Et varmt smil er den enkleste måten å signalisere at du er glad for å møte folk. Å ta initiativet til å hilse på besøkende med et smil sender en umiddelbar positiv energi og skaper en atmosfære av gjestfrihet. Les mer om hva som er viktig for de ansatte som skal jobbe på messestanden her.

 

Bruk teknologi kreativt

Vi lever i en tid der teknologi ikke bare er en tilleggsfunksjon, men en integrert del av våre liv. Og på messen er det ingen unntak – moderne teknologi kan være ditt hemmelige våpen for å imponere og engasjere besøkende på en måte som virkelig får dem til å si “wow”.

Innovasjoner som interaktive skjermer, virtuell virkelighet (VR) og augmented reality (AR) er verktøy som kan forvandle din messestand til en opplevelse i verdensklasse. Ved å integrere dette gir du ikke bare besøkende en spennende opplevelse, men viser også at du er i takt med dagens stadig skiftende teknologiske landskap.

Del kunnskap og innsikt

På messen handler det ikke bare om å vise frem dine produkter og tjenester, det handler også om å utveksle verdifull kunnskap og innsikt med besøkende. Å holde korte presentasjoner, workshoper eller foredrag kan være nøkkelen til å etablere deg som en respektert ekspert i bransjen.

Se for deg at du kan sitte ned og delta i en kort og spennende presentasjon om de siste trendene i din bransje. Eller kanskje en hands-on workshop som lærer folk hvordan de kan løse vanlige utfordringer ved hjelp av dine produkter. Dette er muligheter til å vise at du er mer enn bare en leverandør. Du er en partner som forstår og vil bidra til dine kunders suksess.

Sosiale medier og hashtags

Til slutt vil vi også anbefale å ta i bruk sosiale medier på messen. Få mest mulig ut av sosiale medier. Bruk relevante hashtags og oppfordre folk til å ta bilder ved standen din. Dette gir gratis reklame og lar de som ikke kunne delta på messen likevel føle seg involvert.

---

Husk, det handler om å være autentisk og engasjerende. Når du kombinerer din kreativitet med Compass Fairs’ ekspertise, kan du virkelig skille deg ut på messen og gjøre et varig inntrykk. Lykke til!

 

Ønsker du at vi skal hjelpe deg med messestand eller andre ting rundt arrangementet?
Ta kontakt her!

Det er mange ting å huske på når du skal arrangere en konferanse for bedriften eller bransjen. Det kan være overveldende og det er viktig at det går så knirkefritt som mulig.

Med god planlegging og et øye for detaljene vil du skape en vellykket konferanse og en god opplevelse for deltakerne dine. Her får du våre 10 beste tips for deg som har ansvar for bedriftens neste konferanse!

Dette må til for å arrangere en god konferanse

 

• Legg en god plan

 

Start med utgangspunkt i hva dere ønsker å oppnå med konferansen, og lag en konkret plan for gjennomføringen av arrangementet. Sett opp alle oppgaver som må gjøres, fordel ansvar og sett opp tidsfrister. Det gjør hele prosessen lettere å holde styr på!

Ønsker du hjelp i planleggingen av konferansen – se hva vi gjør innen konferanser her!

 

• Bestem tid og sted

 

Finn ut når det beste tidspunktet for konferansen er. Skal du lage en konferanse for bedriften bør du blant annet holde deg unna de vanligste ferieperiodene. Ha også travle perioder, helligdager osv i bakhodet og planlegg rundt dette. 

Det er også viktig at du velger et godt lokale for arrangementet. Lokalet må være greit å komme seg til for deltakerne, og det må ha plass til alle som skal delta på konferansen. Tenk også på hvilke aktiviteter du planlegger. Lokalet dere bruker må ha plass og mulighet til å gjennomføre dem.

 

• Sett sammen et spennende program

 

Noe av det viktigste du må ha på plass for å gjøre konferansen fristende for deltakerne er et spennende program for dagen. Planlegg hva som skal skje av foredrag og aktiviteter, og book inn folk om nødvendig. Pass også på å legge inn tid til pauser og eventuelle matpauser om du planlegger et langt arrangement.

 

• Markedsfør konferansen

 

Skal du kun holde en intern konferanse for bedriften kan du sende ut invitasjoner og påminnelser til bedriftens ansatte. Vil du tiltrekke deg flere besøkende er det mange måter du kan markedsføre konferansen på. Du kan lage e-postlister og sende ut påminnelser, bruke sosiale medier, lage annonser eller prøve å skaffe publisitet i mediene. Øk besøksraten og tiltrekk deg interesserte deltakere.

 

• Koordinering av mat og drikke

 

Det er lurt å tilby noen forfriskninger når du holder en konferanse. Det kan variere fra å kun ha kaffe og kanskje noe bakverk tilgjengelig til store middager. Skal dere bestille mat så sørg for å tilpasse bestillingen til forventet antall besøkende. Pass på å ta høyde for eventuelle allergier det informeres om. 

 

• Sjekk at alt teknisk utstyr er på plass

 

Avhengig av hvilke aktiviteter du planlegger så vil det være behov for forskjellig teknisk utstyr. Det kan være mikrofoner, prosjektor, lys og lyd om du skal ha foredrag, skjermer til informasjon og eventuelle maskiner til ulike aktiviteter. Alt bør gå sømløst på konferansen, så det er viktig at du dobbeltsjekker at utstyret fungerer før startskuddet går.

Vi tilbyr leie av utstyr til konferanser – se hva slags utstyr du kan skaffe her.

 

• Send ut praktisk info i forkant

 

For å gjøre hele konferansen så effektiv som mulig for deg og gjestene dine så bør du sende ut praktisk informasjon til deltakerne i forkant. Del informasjon om adkomst til lokalet, eventuelle parkeringsmuligheter, oppmøtetidspunkt og naturligvis programmet. Det gjør at alle vet hva de kan forvente, og det skaper bedre flyt på selve dagen.

 

• Sørg for en god brukeropplevelse hele veien

 

Det er viktig å legge til rette for at deltakerne på konferansen skal få en god opplevelse. Ha en naturlig og effektiv registrering av oppmøtte gjester. Kanskje du må gi ansvar til noen om å føre gjesteliste. Det er selvsagt viktig at Pass på at det alltid er kaffe tilgjengelig og at maten er klar når den skal. Kanskje det er nødvendig med navnelapper eller bordkort? Alle disse småtingene må flyte for at deltakerne skal dra derfra med en god opplevelse.

 

• Muligheter for evaluering og tilbakemelding

 

Etter å ha fulgt tipsene har du garantert klart å gjennomføre konferansen på en god måte. Men det er alltid nyttig å få input fra de besøkende på hvordan de synes konferansen var. Var det en mindre konferanse med eksterne deltakere er det kanskje mulig å følge opp gjestene på telefon for å høre hvordan opplevelsen deres var. Men det er uansett lurt å kontakte deltakerne for å samle inn synspunkter på arrangementet. Det er alltid noe som kan forbedres.

 

• Planlegg for renhold og rydding

 

Hvis ikke lokalet står for rydding under og etter konferansen er det viktig at du har en plan for hvordan ryddingen skal gjøres mest mulig effektivt. Om du leier inn folk så er det viktig at de er der til rett tid og at de har det de trenger fra arrangørens side. Dessuten er det viktig å holde det ryddig underveis i arrangementet. Om det blir stående masse skitne kopper rundt omrking eller masse matsøppel så trekker det ned på den helhetlige opplevelsen til deltakerne. 

Oppsummering

En vellykket konferanse krever mye planlegging. Det er viktig å ha kontroll både i planleggingsperioden og under selve arrangementet. Deltakerne må ha all informasjon de trenger og alt skal helst gå på skinner. Våre eksperter har lang erfaring med prosjektering av større og mindre konferanser, og vi kan hjelpe deg med både planleggingen og bistå med utstyr du måtte trenge. Se hvilke tjenester vi tilbyr til deg som skal arrangere konferanse her!

Om du lager en helhetlig og engasjerende messestand, vil du tiltrekke deg mange potensielle kunder og skape bevissthet rundt merkevaren din. Det er mye å tenke på når du planlegger en messestand. Derfor har vi samlet våre 8 beste tips slik at din bedrift blir sett og husket på messen!

Det er både spennende og god merkevarebygging å være utstiller på messer og andre arrangementer. For å klare å gjøre deg husket av de besøkende, er det viktig at standen din skiller seg ut, er innbydende og engasjerende. Vi har lang fartstid i arrangementsbransjen, og vet hvordan du får messestanden til å skinne! 

Vi leverer også alt du måtte trenge av utstyr til messen. Vi har forskjellige pakker med alt til stands i ulike størrelser. – Les mer om vår leveranse til din messestand!

Her er våre beste tips til en god messestand:

• Bygg i høyden

Bruk så høye displays som mulig. Ved å utnytte høyden under taket når du bygger messestand vil du være synlig over folkemengden. Bruk av takhengte bannere der det er mulig vil gjøre standen din synlig på lang avstand! Det er viktig å forhøre seg om høydebegrensninger i området og om det er mulig å henge bannere fra taket. Compass Fairs leverer både takmonterte bannere og høye messevegger!

 

• God belysning er viktig

Ved å være strategisk i lyssettingen av din stand vil du kunne styre publikums oppmerksomhet. Veiled kundene mot de viktigste punktene du vil vise frem på standen ved å lyse dem opp med egne lamper. Du kan også få tak i bannere og annet messeutstyr med innebygd belysning. 

 

• Synlighet på avstand

Vær tydelig i kommunikasjonen av deres merkevare! Det er viktig å ha en tydelig merkevare og et enhetlig budskap som dere fronter stort og tydelig på standen. I tillegg må du passe på at merkevaren er så godt synlig at standen vises (og aller helst gjenkjennelig) på lang avstand. Dette bygger videre på artikkelens første tips. Målet er alt i alt at messestanden skal være lett å legge merke til!

 

• Profilering og designvalg

Å velge riktig design og utforming av godt profileringsmateriell er en viktig del av å bli husket på messe. Hvis du presenterer din merkevare på en effektiv måte vil det bli lettere for potensielle kunder å kjenne igjen din bedrift. Et spennende design og tydelig merkevare gjør også at du skiller deg ut i mengden.

Våre designere er eksperter på design av messemateriale – benytt deres kunnskap til designet av din stand!

 

• Ha en brukervennlig og innbydende layout

Bruk god tid på å planlegge hvordan standen burde utformes. Tenk på aktivitetene og tingene du ønsker å ha, og bestem hvordan layouten på standen kan legge opp til en god flyt. Kanskje et område for aktivitet og et område for informasjon være adskilt med en vegg. Eller passer det best med en åpen stand som inviterer til mingling være mer gunstig. At standen er tilrettelagt for de aktivitetene du planlegger å gjennomføre kan ha mye å si for hvor høyt engasjementet blir.

 

• Servering av mat og drikke

En kopp kaffe og noe enkel snacks er alltid en sikker vinner på messer og arrangementer. Det å ha noe godt å tilby vil ofte fungere som en stoppeffekt i seg selv i en travel messehall. Ved å ha en stasjon og kanskje noen ståbord for å nyte mat og drikke vil du skape en hyggelig atmosfære på standen. Husk selvfølgelig på å dekorere produktene med deres logo og farger, slik at de fungerer som en del av profileringen også.

 

• Aktiviteter på standen

For å bygge videre på forrige tips, det som skjer på standen er viktig! Derfor er det lurt å ha en klar plan for hva du ønsker at skal skje på din stand. Morsomme aktiviteter vil både tiltrekke nysgjerrige besøkende og skape økt engasjement på standen. Det er populært å ha ulike konkurranser (f eks “Gjett hvor mange kuler som er i glasset” eller lykkehjul) for å engasjere besøkende. Premiene til slike konkurranser bør selvsagt være noe som er relevant for din bedrift. Ting som photobooth, VR-briller eller demonstrasjoner av deres produkter kan også være gøy for publikum. Husk imidlertid på å ha metoder for å hente inn kontaktinformasjon til de som engasjerer seg på standen slik at dere kan følge potensielle leads.

 

• Motivert og engasjert standpersonale

Viktigheten av å snakke med personale med en utadvendt og innbydende personlighet kan ikke understrekes nok. Når du skal stå på stand, vær entusiastisk og menneskesøkende (uten å være for pågående naturligvis). Det er også viktig å være profesjonell og ha god kjennskap til det dere selger.

Oppsummering

Det er mye som skal klaffe for å ha en vellykket stand som skiller seg ut på arrangementet du deltar på. De visuelle aspektene av standen er viktig for branding, men det er også viktig å tenke på at messestanden skal være inviterende og engasjerende. Bruk området du har i lokalet til å gi publikum en god opplevelse. Og lykke til på messe!

Ønsker du hjelp til å sette sammen en stand som virkelig imponerer publikum så har Compass Fairs lang fartstid i bransjen og hjelper deg som skal være utstiller på messe. Finn ut hvordan vi kan hjelpe deg på din messe her.

Som bedrift er det alfa og omega å skape bevissthet om sin merkevare. Alle ønsker å bli gjenkjent og husket for det de driver med eller står for. Dette gjelder både generelt, men også på arrangementer eller messer hvor man stiller sammen med andre bedrifter og sterke merkevarer. Gjennom god profilering kan din merkevare bli gjenkjent i mengden!

Definisjonen på profilering

Definisjonen på profilering kan kort og godt sies å være det å skape en identitet og typiske trekk knyttet til bedriften din og markedsføringen som gjøres. Profilering innebærer å jobbe med omdømmet og styre hvordan man ønsker å bli oppfattet. Både organisasjoner, produkter eller lokasjoner kan profileres.

For å skape en profil, er det viktig at bedriften som helhet har en tydelig formening om hva de står for og hvordan de ønsker å profilere seg. Dette må deretter gjennomsyre både intern og ekstern kommunikasjon. Det er viktig at profilen gjenspeiles i arbeidet som gjøres og at den er konsistent for bedriftens fremtoning i alle situasjoner. I tillegg må det vises frem til publikum på en smart måte. Det er slik du blir gjenkjent slik du ønsker!

Fordeler med god profilering

Ingenting er mer gjenkjennbart enn en sterk merkevare. De store merkene har en så utbrodert profil at de kjennes igjen bare ved å se logoen. Ved å investere tid og ressurser til å lage en god profil vil du lettere bli gjenkjent av målgruppen din. Når dere har arrangmenter eller står på stand vil det bli lettere for publikum å forstå hvem dere er og hva dere tilbyr. Folk velger dessuten oftere produkter og tjenester fra bedrifter de kjenner fra før. Se vår side om messeprofilering her.

Når du skaper en helhetlig profil som de ansatte i bedriften også kjenner seg igjen i vil det også kunne styrke samholdet internt i bedriften din. Det er som om de ansatte får en tydelig felles identitet og mål for hvordan de skal fremstå gjennom arbeidet sitt.

Hvordan kan du profilere deg?

• Tydelig og enkelt budskap

Det aller viktigste å ha på plass for å jobbe med profilering er at bedriften din har et tydelig og enkelt forståelig budskap. Finn en fellesnevner og noe som er viktig for alle i bedriften, og som beskriver det dere tilbyr. For å fastslå dette kan du ta utgangspunkt i hva dere selger eller tjenesten dere tilbyr, prisnivået dere legger deg på eller hvordan de ansatte fremstår. Å rett og slett vise frem deres “unique selling points” i brandingen vil vekke interessen til publikum og skille dere fra konkurrentene.

• Farger og design

En annen viktig del av profileringen, som gjerne er mest synlig for publikum, er designprofilen til bedriften. Det er logoen, bedriftens farger og visuelle design som vil synes på arrangementer og produkter. Derfor er det viktig at bedriftens visuelle kjennetegn er lett gjenkjennelige, har et særpreg som sier noe om bedriften og at de er lette å huske.

Logoen er naturligvis en viktig del av designuttrykket, men andre ting som fargevalg, designelementer og presentasjon av eventuelle slagord påvirker også hvordan designet oppfattes.

Våre grafiske designere har lang erfaring med å designe grafisk materiell til arrangementer. Les mer om hvordan vi hjelper kunder med grafisk design her!

• Profileringsartikler

En vanlig måte å jobbe med branding, spesielt på arrangementer og på stand, er ved å dele ut profileringsartikler. Det er en effektiv måte å gi publikum en praktisk eiendel som minner dem om bedriften din. Alle har vel en penn med logoen til et hotell eller en drikkeflaske fra et arrangement. Produkter med bedriftens design og logo skaper en helhet for merkevaren både utad og internt. Du bør velge produkter som står i stil med brandet. Utdeling av sukkeholdige drops som profileringsartikkel er kanskje ikke så taktisk om du fronter et treningssenter. Da er håndklær eller drikkeflasker mer naturlig.

Vi i Compass Fairs leverer produkter med logo og design av høy kvalitet! Finn de profileringsartiklene du trenger til ditt arrangement.

Oppsummering

Kort fortalt så er god profilering av bedriften din viktig uansett hvilke flater du ønsker å være synlig på. Sammenhengende design og et godt budskap skaper grunnlaget, og dette bør vises frem for publikum på så mange relevante flater som mulig. Dette gjelder også når du deltar på et arrangement. Bruk profileringsartikler for å være synlig og få publikum til å huske deg!

Compass Fairs har lang erfaring med å hjelpe bedrifter med profilering! Vi hjelper deg med å profilere bedriften slik at den blir gjenkjent og husket i mengden. Se alt vi tilbyr av profileringsartikler til arrangementer her!