Det er mange ting å huske på når du skal arrangere en konferanse for bedriften eller bransjen. Det kan være overveldende og det er viktig at det går så knirkefritt som mulig.
Med god planlegging og et øye for detaljene vil du skape en vellykket konferanse og en god opplevelse for deltakerne dine. Her får du våre 10 beste tips for deg som har ansvar for bedriftens neste konferanse!
Start med utgangspunkt i hva dere ønsker å oppnå med konferansen, og lag en konkret plan for gjennomføringen av arrangementet. Sett opp alle oppgaver som må gjøres, fordel ansvar og sett opp tidsfrister. Det gjør hele prosessen lettere å holde styr på!
Ønsker du hjelp i planleggingen av konferansen – se hva vi gjør innen konferanser her!
Finn ut når det beste tidspunktet for konferansen er. Skal du lage en konferanse for bedriften bør du blant annet holde deg unna de vanligste ferieperiodene. Ha også travle perioder, helligdager osv i bakhodet og planlegg rundt dette.
Det er også viktig at du velger et godt lokale for arrangementet. Lokalet må være greit å komme seg til for deltakerne, og det må ha plass til alle som skal delta på konferansen. Tenk også på hvilke aktiviteter du planlegger. Lokalet dere bruker må ha plass og mulighet til å gjennomføre dem.
Noe av det viktigste du må ha på plass for å gjøre konferansen fristende for deltakerne er et spennende program for dagen. Planlegg hva som skal skje av foredrag og aktiviteter, og book inn folk om nødvendig. Pass også på å legge inn tid til pauser og eventuelle matpauser om du planlegger et langt arrangement.
Skal du kun holde en intern konferanse for bedriften kan du sende ut invitasjoner og påminnelser til bedriftens ansatte. Vil du tiltrekke deg flere besøkende er det mange måter du kan markedsføre konferansen på. Du kan lage e-postlister og sende ut påminnelser, bruke sosiale medier, lage annonser eller prøve å skaffe publisitet i mediene. Øk besøksraten og tiltrekk deg interesserte deltakere.
Det er lurt å tilby noen forfriskninger når du holder en konferanse. Det kan variere fra å kun ha kaffe og kanskje noe bakverk tilgjengelig til store middager. Skal dere bestille mat så sørg for å tilpasse bestillingen til forventet antall besøkende. Pass på å ta høyde for eventuelle allergier det informeres om.
Avhengig av hvilke aktiviteter du planlegger så vil det være behov for forskjellig teknisk utstyr. Det kan være mikrofoner, prosjektor, lys og lyd om du skal ha foredrag, skjermer til informasjon og eventuelle maskiner til ulike aktiviteter. Alt bør gå sømløst på konferansen, så det er viktig at du dobbeltsjekker at utstyret fungerer før startskuddet går.
Vi tilbyr leie av utstyr til konferanser – se hva slags utstyr du kan skaffe her.
For å gjøre hele konferansen så effektiv som mulig for deg og gjestene dine så bør du sende ut praktisk informasjon til deltakerne i forkant. Del informasjon om adkomst til lokalet, eventuelle parkeringsmuligheter, oppmøtetidspunkt og naturligvis programmet. Det gjør at alle vet hva de kan forvente, og det skaper bedre flyt på selve dagen.
Det er viktig å legge til rette for at deltakerne på konferansen skal få en god opplevelse. Ha en naturlig og effektiv registrering av oppmøtte gjester. Kanskje du må gi ansvar til noen om å føre gjesteliste. Det er selvsagt viktig at Pass på at det alltid er kaffe tilgjengelig og at maten er klar når den skal. Kanskje det er nødvendig med navnelapper eller bordkort? Alle disse småtingene må flyte for at deltakerne skal dra derfra med en god opplevelse.
Etter å ha fulgt tipsene har du garantert klart å gjennomføre konferansen på en god måte. Men det er alltid nyttig å få input fra de besøkende på hvordan de synes konferansen var. Var det en mindre konferanse med eksterne deltakere er det kanskje mulig å følge opp gjestene på telefon for å høre hvordan opplevelsen deres var. Men det er uansett lurt å kontakte deltakerne for å samle inn synspunkter på arrangementet. Det er alltid noe som kan forbedres.
Hvis ikke lokalet står for rydding under og etter konferansen er det viktig at du har en plan for hvordan ryddingen skal gjøres mest mulig effektivt. Om du leier inn folk så er det viktig at de er der til rett tid og at de har det de trenger fra arrangørens side. Dessuten er det viktig å holde det ryddig underveis i arrangementet. Om det blir stående masse skitne kopper rundt omrking eller masse matsøppel så trekker det ned på den helhetlige opplevelsen til deltakerne.
En vellykket konferanse krever mye planlegging. Det er viktig å ha kontroll både i planleggingsperioden og under selve arrangementet. Deltakerne må ha all informasjon de trenger og alt skal helst gå på skinner. Våre eksperter har lang erfaring med prosjektering av større og mindre konferanser, og vi kan hjelpe deg med både planleggingen og bistå med utstyr du måtte trenge. Se hvilke tjenester vi tilbyr til deg som skal arrangere konferanse her!