Det å arrangere messe er et spennende og tidkrevende prosjekt, og med riktig kunnskap kan resultatet bli bedre enn forventet. Her forklarer vi hva det å arrangere messe innebærer samt deler vår nyttige huskeliste til ditt arrangement!
Hva innebærer det å arrangere en messe?
Å arrangere en messe er både en givende og omfattende prosess der det er mange ting å holde i. Hvor du skal ha messen, hvilken standutforming, tema og budsjett er bare noen få elementer du bør ha klart for deg.
Det kommer kanskje også an på om du har gjort det før eller ikke – i så fall, hva har du lært fra forrige gang? Enten du har erfaring med å arrangere messer fra tidligere eller det er første gang, er vi som erfarne messearrangører her for å veilede deg gjennom det. Med grundig planlegging og organisering, er det stor sannsynlighet for at messen blir vellykket!
Les også: 8 tips for wow-faktor på din messestand!
Huskelisten du trenger til ditt messearrangement
For at messen du arrangerer skal bli så bra som mulig, er det lurt å ha en sjekkliste du kan jobbe deg gjennom. På denne måten er det mindre sannsynlig at du glemmer noe viktig!
- Målsetting og tema
Første punkt er en del av planleggingsfasen, der du identifiserer formålet med messen. Hva ønsker du å oppnå med arrangementet? I tillegg bør du velge et tema som passer målgruppen og bransjen din.
- Lokasjon og dato
Finn en egnet messearena og bestem datoen for arrangementet. Lokasjonen bør ha tilstrekkelig plass til både utstillere og besøkende. Det er en bonus om du får lokasjon på et sentralt område, eventuelt nærliggende kollektivtransport som forenkler fremkomstmuligheter.
- Budsjettering
Lag et detaljert budsjett som dekker kostnadene for leie av lokaler, markedsføring, standutforming, personale, utstyr og sikkerhet.
- Utstillere og deltakere
Det er tid for invitasjonene! Send ut invitasjon til relevante bedrifter, leverandører og organisasjoner til å delta som utstillere. Ha avtaler og kontrakter på plass, og del all nødvendig informasjon.Skal du ha egne ansatte på messen? Les mer om hva du bør tenke på i valg av representanter og hvordan de bør opptre på standen!
- Markedsføring og promotering
Så fort du har fått på plass utstillerne og kontraktene er i boks, kan du sette i gang med markedsføringsstrategien. Bruk ulike kanaler som sosiale medier, e-postmarkedsføring, annonsering og pressemeldinger for å tiltrekke besøkende. Med en god messeprofilering er hvert fall førsteinntrykket i boks!
- Standutforming og -design
Utform området der utstillerne skal presentere produktene eller tjenestene sine. Dette kan innebære å tilby standplasser, skilt, bannere og annet utstillingsmateriell. Sørg for et gjennomført standdesign for å gi besøkende et godt og innbydende inntrykk.
- Messeutstyr og teknologi
Ha klart for deg hva slags utstyr du trenger til messen din, som belysning, møbler, vegger eller gulv. Ha nødvendig teknologi på plass, som lydanlegg, projektorer, internettforbindelse og annet utstyr som utstillere og besøkende kan dra nytte av.Vi tilbyr et bredt utvalg av messeutstyr i vårt sortiment.Ser du for deg noe mer unikt? Vi kan bygge hele standen din – enten det gjelder helt egne standmøbler eller noe annet. Compass Fairs bruker slitesterke materialer som gjør at utstyret både tåler mye og ser bra ut samtidig!
- Logistikk
Kontroller at alle logiske detaljer som strøm, registreringssystemer, belysning, parkering, sikkerhetstjenester osv er i orden. Når selve messen er i gang, er det lite som er så surt som hvis noe så grunnleggende ryker!
- Program og aktiviteter
Planlegg eventuelle seminarer, workshops, foredrag eller annen underholdning for å gi merverdi til besøkende. Du kommer selv til å vinne på det å sørge for at deres opplevelse på messen er positiv og informativ.
- Oppfølging
Nå er messen overstått, og da er det viktig å følge opp utstillere og besøkende for å evaluere hvordan arrangementet har gått. Samle alle tilbakemeldinger – de er svært verdifulle til fremtidige forbedringer!
Masse lykke til!
Hørtes det å arrangere messe mer konkret og overkommelig ut nå? Det er det absolutt – men vi anbefaler likevel å kontakte messearrangører som jobber med dette daglig. Compass Fairs er en totalleverandør på slike arrangementer, og våre eksperter bistår gjerne med den hjelpen du trenger!